Artefakt (virksomhetsarkitektur)

Innen virksomhetsarkitektur er en artefakt («gjenstand») et dokument som utgjør en del av en virksomhetsarkitektur. Artefaktene gir beskrivelser av organisasjonen fra ulike perspektiver som er viktige for de ulike aktørene som er involverte i strategisk beslutningstaking og implementering av IT-systemer. De kan betraktes som nøkkelelementer og hjørnesteiner i en virksomhetsarkitektur. I hovedak dreier virksomhetsarkitekturer seg om å bruke bestemte mengder artefakter for å forbedre kommunikasjon mellom ulike aktører.

Modell av forretningskapabilitet, en av de mest bruke artefaktene i virksomhetsarkitektur.

Oversikt

Artefaktene er hovedinstrumentene i en virksomhetsarkitektur, og muliggjør effektiv beslutningstaking og IT-planlegging i organisasjoner. Den systematiske bruken av artefakter for kollektiv beslutningstaking er det som skiller en disiplinert tilnærming til planlegging av informasjonssystemer fra en som er ad hoc og dårlig organisert. Ulike artefakter brukes av ulike aktører på ulike tidspunkt for ulike formål og for å oppfylle ulike roller i organisasjonen. Artefaktene kan har svært varierte i grunnleggende egenskaper og attributter. Artefaktene kan variere med tanke på deres informasjonsinnhold, betydning og livssyklus med hensyn på bruk i en virksomhetsarkitektur.

Informasjonsinnhold

Artefaktene kan ha ulike formater for representasjon av informasjonsinnholdet, ha ulike detaljnivåer, dekke forskjellige omfang, beskrive forskjellige domener innen virksomhetsarkitektur og fokusere på ulike tidspunkter:

• Artefaktene kan ha forskjellige representasjonsformater, som for eksempel tekst, grafiske fremstillinger, eller noen ganger i tabeller eller en blanding av disse formatene. Rent tekstlige artefakter inneholder bare ren tekst. Rent grafiske artefakter inneholder bare diagrammer og modeller som noen ganger er oppretter ved hjelp av spesielle modelleringsspråk eller notasjoner. Rene tabellartefakter inneholder bare tabeller med rader og kolonner. Blandede artefakter kan inneholde elementer fra alle disse representasjonsformatene i ulike proporsjoner
• Artefaktene kan ha ulike detaljnivåer. Beskrivelsene kan variere fra svært høynivå abstraksjoner (for eksempel forretnings- eller IT-kapabiliteter, overordnede regler, hensyn på utøvende nivå, et cetera) til ganske lavnivå detaljer (for eksempel spesifikke forretningsaktiviteter, IT-systemer, databaser, etc.)
• Artefaktene kan dekke ulike organisatoriske omfang. Noen artefakter dekker opp til hele organisasjoner, bransjer og forretningsfunksjoner eller ned til smale organisatoriske områder, spesifikke endringsaktiviteter eller til og med enkelte IT-prosjekter. Typisk vil artefakter med bredt omfang være mindre detaljerte, mens artefakter med smalt omfang vil være mer detaljerte.
• Artefaktene kan beskrive forskjellige domener innen virksomhetsarkitektur. Domener som ofte beskrives av artefakter inkluderer forretning, applikasjoner, data, infrastruktur og sikkerhet, samt alle mulige kombinasjoner av flere ulike arkitekturdomener.
• Artefaktene kan fokusere på forskjellige temporale tilstander i en organisasjon, altså å beskrive organisasjonen på forskjellige tidspunkter. Alle tilstander som vanligvis er beskrevet i virksomhetsarkitektur-artefakter kan grovt deles inn i nåværende tilstand (nå), kortsiktig fremtidig tilstand (<1 år), midtveis fremtidig tilstand (2-3 år) og langsiktig fremtidig tilstand (3-5 år). I tillegg kan noen artefakter beskrive en kombinasjon av alle disse tilstandene i forskjellige proporsjoner, eller kan til og med være så å si tilstandsløse, altså at de ikke fokuserer på bestemte tidspunkter. For eksempel kan noen artefakter beskrive den nåværende tilstanden til en organisasjon, samt de planlagte endringene til denne tilstanden både på kort sikt og på midtveis sikt, mens andre artefakter kan beskrive noen tidløse imperativer for en organisasjon som både var relevante tidligere, er relevante nå og vil fortsette å være relevante i fremtiden

Livssykler

Alle artefakter kan deles inn etter hvorvidt de har en permanent eller midlertidig livssykel:

• Permanente artefakter er langvarige og eksisterer ofte i mange år. De "lever" og utvikler seg sammen med organisasjonen. De opprettes gjerne en gang og oppdateres når de er nødvendig i henhold til pågående endringer i en organisasjon og dens forretningsmiljø. De kan enten utvikles på en gang på en proaktiv måte, eller produseres reaktivt etterhvert som behov melder seg, altså at de akkumuleres gradvis over tid. Etter å ha blitt utviklet blir disse artefaktene stadig brukt og kontinuerlig vedlikeholdt, og av og til forkastet når de blir irrelevante. De fleste artefaktene som dekker et bredere omfang enn spesifikke IT-initiativer eller prosjekter pleier å være permanente artefakter.
• Midlertidige artefakter er kortvarige artefakter som ofte eksisterer i flere måneder eller til og med uker. De er forbigående, har ett enkelt formål og er for engangsbruk. Midlertidige artefakter opprettes ved bestemte øyeblikk for bestemte formål, brukes som tiltenkt, og kasseres eller arkiveres deretter umiddelbart. På grunn av den korte levetiden er behovet for å oppdatere eller vedlikeholde midlertidige artefakter vanligvis fraværende. Alle artefakter som dekker smale områder, for eksempel spesifikke IT-initiativer eller -prosjekter, har en tendens til å være midlertidige artefakter

Betydninger

Alle artefakter kan deles inn i beslutnings- og faktaartefakter:

• Beslutningsartefakter representerer planleggingsavgjørelser som er tatt, altså arkiverte og formaliserte avtaler mellom ulike interessenter angående ønskelige fremtidige handlemåter. Beslutningsartefakter har alltid visse implikasjoner for fremtiden, og innebærer vanligvis spesifikke endringer i en organisasjon. Siden alle planleggingsbeslutninger om fremtiden krever diskusjon og konsensus mellom interessentene blir disse artefaktene alltid utviklet eller oppdatert i samarbeid med alle relevante interessenter og representert i formater som passer for disse interessentene. Beslutningsartefakter er iboende subjektive, spekulative og personspesifikke i sin natur. De er bare basert på opplyste meninger fra sine bidragsytere om den ønskelige fremtidige handlemåter, og er primært utformet av de viktigste interessene til deres interessenter. I hovedsak spiller beslutningsartefakter den primære rollen i en virksomhetsarkitektur ved å tilby instrumentene for effektiv kommunikasjon, balansert beslutningstaking og samarbeidende IT-planlegging. Deres generelle formål er å bidra til å at optimale planleggingsbeslutninger blir godkjent av alle relevante interessenter. Etter at beslutningsartefakter har blitt opprettet og godkjent bør alle interessentene være klare til å opptre i henhold til de korresponderende planleggingsvedtakene som gjenspeiles i disse artefaktene. Siden alle idéer angående den ønskede fremtiden alltid innebærer kollektive beslutninger kan alle beslutningsartefakter som beskriver den fremtidige tilstanden, samt alle tilstandsløse artefakter som også har spesifikke implikasjoner for fremtiden, automatisk betraktes som beslutningsartefakter sett fra perspektivet om deres generelle betydning i en virksomhetsarkitektur.
• Faktaartefakter representerer dokumenterte objektive fakta, det vil si refleksjoner av den faktiske nåværende situasjonen i en organisasjon slik den er. I motsetning til beslutningsartefakter innebærer faktaartefakter ingen planleggingsbeslutninger, og har ingen implikasjoner for fremtiden. Siden objektive fakta normalt ikke kan diskuteres og ikke krever noen reell beslutningsprosess kan disse artefaktene utvikles eller oppdateres utelukkende av bestemte aktører, men representeres i formater som passer for fremtidige brukere. Faktaartefakter er bare baserte på anerkjente "harde" data, og er i stor grad uavhengig av bestemte personer som er involvert i utviklingen. Faktaartefakter spiller i hovedsak en birolle i en virksomhetsarkitektur ved å gi et informasjonsgrunnlag som kreves for å utvikle besluntingsartefakter. Deres generelle formål er å bidra til å fange opp og lagre objektive fakta om en organisasjon som er viktige fra et IT-planleggings-perspektiv. Etter at faktaartefakter er opprettet kan de brukes av alle aktører som referansemateriale for planleggingsformål. Siden en ren dokumentasjon av dagens situasjon ikke innebærer noen reelle beslutninger kan alle faktaartefakter som bare beskriver den nåværende tilstanden automatisk anses som faktaartefakter sett fra perspektivet om deres generelle betydning i en virksomhetsarkitektur.

Dualitet

En av de viktigste egenskapene til en artefakt i virksomhetsarkitekturen er dualiteten ved deres informasjonsinnhold. Dualiteten innebærer at informasjonen fra disse artefaktene er relevant for to forskjellige målgrupper samtidig, tilfredsstiller informasjonsbehovene til begge disse målgruppene, og presenteres i et praktisk format som appellerer til begge publikummene. Dualiteten deres gjør det mulig å bruke artefaktene som et middel for kommunikasjon og partnerskap mellom ulike grupper av aktører som er involverte i strategisk beslutningstaking og implementering av IT-systemer.

Dualitet til artefaktene kan betraktes som en av de mest grunnleggende mekanismene som understøtter en virksomhetsarkitektur, og muliggjør effektivt samarbeid mellom ulike interessenter. Dualiteten av artefaktene kan være eksplisitt eller implisitt:

• Eksplisitt dualitet er når ulike deler av artefaktene er relevante for ulike grupper av aktører, som for eksempel at enkelte deler av en artefakt primært er ment for forretningsinteressenter, mens andre deler av samme artefakt primært er ment for IT-interessenter.
• Implisitt dualitet er når de samme delene av en artefakt tolkes forskjellige av ulike aktører, som for eksempel at et diagram i en artefakt er relevant for både forretnings- og IT-interessenter, men har vesentlig forskjellige implikasjoner for hver av disse partene.

Med andre ord innebærer dualiteter ved artefaktene enten å gi forskjellig informasjon til forskjellige aktører, eller å gi samme informasjon som har forskjellige betydninger for ulike aktører. Eksplisitte og implisitte dualiteter er ofte kombinert i artefakter, men ikke alle nyttige artefakter er duale i sin natur.

Se også

• Rammeverk for virksomhetsarkitektur
• Opprinnelsen til virksomhetsarkitektur