Kassasjon

Kassasjon er å tilintetgjøre, altså makulere eller slette, arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Kassasjon utføres som regel av økonomiske grunner, men i arkivteorien finnes også begrepet etisk kassasjon. Det brukes når man kasserer materiale som anses for å være belastende eller personømfintlig. I Norge er Riksarkivaren kassasjonsmyndighet, det er fastsatt i arkivlovens § 9. Kassasjon kan bare skje med hjemmel i arkivloven med forskrifter eller etter Riksarkivarens vedtak. Det motsatte av kassasjon er bevaring (for evig ettertid). Kriterier for å avgjøre hva som skal kasseres har variert gjennom tidene og er fortsatt blant de mest omdiskuterte temaene i arkivfaget. Mens kassasjon tidligere var noe den enkelte virksomhet eller offentlige organer bestemte selv, er kassasjon i offentlige arkiver i de fleste siviliserte samfunn regulert på en eller annen måte. For privatarkiver er det som regel fortsatt slik at myndighetene ikke kan bestemme bevaring.

Grunner til kassasjon

Veksten i forvaltningens arkiver har helt siden 1800-tallet overskredet kapasiteten i de arkivdepotene som skulle ta seg av arkivene etter at de var gått ut av administrativ bruk. Kassasjon har derfor lenge vært et av de mest omdiskuterte og kompliserte områdene innen arkivfaget. De ulike teoriene eller metodene har gjennomgående vært preget av en streben etter å finne mest mulig objektive, absolutte og overordnede bevaringskriterier, kriterier som i minst mulig grad overlater det til den enkelte beslutningstaker skjønn, eller nødvendiggjør en tidkrevende gjennomgang av hvert enkelt arkiv. Problemet er dels at det er vanskelig å forutsi hva ettertiden vil etterspørre, og dels at det ikke er enkelt å identifisere hvilke arkiver som inneholder de egenskapene man er ute etter.

Grunner til bevaring

Tradisjonelt var det vanlig å mene at dokumenter fra det man anså som viktige organer, eller som kom fra en instans høyt i et beslutningshierarki, var bevaringsverdige. Senere er det blitt lagt vekt på arkiver som sier noe om vanlige folk, men siden slike arkiver ofte var svært omfangsrike, prøvde man ulike typer utvalgskassasjon, man forsøkte å finne representative utvalg, eller velge dokumenter for folk som var født på bestemte datoer, eller velge årganger i arkivene. Dokumenter om rettigheter til eiendom har lenge vært ansett som svært bevaringsverdige, og i den senere tid har det også vært lagt vekt på å bevare det som dokumenterer folks rettigheter generelt.

Dokument fra kommunestyre med formannsklubbe Foto:Esther Langberg, Oslo museum

Regler for bevaring og kassasjon i Norge på 2000-tallet

Arkivlovens formålsparagraf er å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskingsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertiden. Et offentlig organ kan ikke kassere sitt arkivmateriale med mindre Riksarkivaren har gitt sitt samtykke. Riksarkivaren har gitt generelle regler for bevaring og kassasjon og fatter vedtak for materiale som ikke kommer inn under de generelle reglene. Riksarkivaren har gitt nærmere retningslinjer for hvilke kriterier som skal legges til grunn for vedtak om bevaring og kassasjon.

Kassasjon i papirarkiver og i elektroniske arkiver

For papirarkiver kreves som regel en bevisst handling, hvis man vil kassere arkiver. Man må fysisk tilintetgjøre dem på en eller annen måte. Unntak kan være hvis arkiver blir utsatt for brann eller oversvømmelse. For elektroniske arkiver er situasjonen annerledes. Hvis arkivene ikke blir vedlikeholdt, enten ved migrasjon til nye databærere eller ved konvertering til nye systemer, blir innholdet uleselig og dermed kassert av seg selv. Det kreves derfor en bevisst vilje for å bevare arkiver. Det er en grunn til at man nå gjerne bruker begrepene bevaring og kassasjon sammen. På engelsk brukes begrepet appraisal.

Noen mener at alle elektroniske arkiver bør bevares fordi de ikke er plasskrevende på samme måte som papirarkiver, men da undervurderer man arbeidet med å vedlikeholde elektronisk materiale over år. Videre er det en vanlig oppfatning at selv med de beste søkesystemer, er det gunstig å få bort overflødig materiale, slik at brukere får mest mulig relevante treff på sine søk.

Klassifikasjon og gjennomføring av bevaring og kassasjon

Internasjonal arkivteori og -praksis legger vekt på klassifikasjon og bevaring/kassasjon. Dette fremkommer særlig i internasjonale arkivstandarder ISO 15489 og MoReq 2010. Det framføres flere argumenter for at klassikasjon må være en obligatorisk del av arkivdanningen. Den viktigste grunnen til at klassifikasjon er obligatorisk er muligheten til å kunne gjennomføre bevaring/kassasjon. Dette oppnår én ved å knytte de enkelte bevarings- og kassasjonsbestemmelsene til forskjellige klasser i klassifikasjonssystemet.

Etisk kassasjon

I noen land praktiserer man såkalt etisk kassasjon. Da er kassasjonsgrunnen at materialet er svært personømfintlig og belastende. I Norge går ikke Riksarkivaren inn for etisk kassasjon, men for oppbevaring og forvaltning av materialet på trygg måte, gjerne med svært lange tidsfrister for at forskere kan få tilgang til materialet.

Det er ikke alltid i den enkelte personens interesse at sensitivt materiale blir kassert. Det kan være tale om et senere behov for å dokumentere rettighetsbrudd fra det offentliges side.

I Norge kan personopplysningsloven og helseregisterloven i enkelte tilfeller hjemle sletting av materiale som Riksarkivaren har vedtatt bevart. Det gjelder bare i de tilfellene der den personen som opplysningene omhandler, krever det og Datatilsynet henholdsvis Helsetilsynet i fylket er enig med personen, og etter at Riksarkivet er hørt i saken. Det dreier seg da bare om enkeltvedtak. Bestemmelser om bevaring i henhold til arkivloven går ellers foran alle andre lover.

Uhjemlet kassasjon

I Norge kan uhjemlet kassasjon straffes med bøter. Riksarkivaren har så langt ikke reist slike saker for retten.

Litteratur

• Fonnes, Ivar: Arkivhåndboken for offentlig forvaltning, Riksarkivaren, Rapporter og retningslinjer nr 32, 2.utg. 2009.
• Veiledning i bevaring og kassasjon

Eksterne lenker

• Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivlova)
• Arkivverkets Internettside