Dokumenthåndteringssystem

Dokumenthåndteringssystem er programvare som brukes til å lagre og finne elektronisk innhold som dokumenter og nettsider. Systemet fungerer som et sentralt lager og gjør det mulig for flere bidragsytere å korrigere, føye til og dele data. Vanlige funksjoner er redigering, versjonskontroll, publisering og søk. Systemer deles ofte inn etter om de er rene lagringstjenester, benyttes til nettsideredigering (publiseringssystemer, engelsk forkortelse: CMS, for "Content Management System") eller er en del av bedrifters informasjonsforvaltning (engelsk forkortelse: ECM, for "Enterprise Content Management").

Eksempler på dokumenthåndteringssystemer:

• Noen småbedrifter samarbeider om et prosjekt og lagrer alle filer relatert til prosjektet i en delt mappe som alle prosjektdeltakerne har tilgang til fra en app på mobiltelefonen
• En storbedrift har et dokumenthåndteringssystem som startside i nettleseren på alle ansattes datamaskiner, og bruker systemet som informasjonskanal (ofte kalt intranett)
• En publiseringsløsning for nettavis hvor journalister skriver artikler som lagres i en database, og systemet har regler for hvordan artiklene skal vises på nettsiden
• En bloggportal hvor enkeltpersoner og organisasjoner kan opprette sitt eget område hvor de lagrer og publiserer tekster og dokumenter med eller uten krav om pålogging

Funksjoner

• Arbeidsflyt: Arbeidsflyt kan være en svært kompleks prosess og noen dokumenthåndteringssystemer kan sette regler for hvem som skal kunne redigere, godkjenne, distribuere og slette dokumentet. Arbeidsflyten vil ofte inneholde en eller annen form for elektronisk signatur. Ofte vil flere enn én person ha rett til å endre innholdet i et dokument. Funksjoner for å "låse" dokumentet for redigering når det er åpnet for redigering på en maskin er derfor vanlig, alternativt løsninger for at flere redigerer dokumentet samtidig og ser hverandres aktiviteter.
• Metadata: Opplysninger om et dokument som kan bidra til å finne fram til korrekt fil. Metadata kan for eksempel inneholde dato dokumentet ble lagret, identiteten til brukeren som lagret det, samt andre opplysninger som kan bidra til sikker identifisering.
• Versjonskontroll: Det er ofte ønskelig at det holdes oversikt over når et dokument har vært endret, samt at det gis tilgang til tidligere versjoner av samme dokument. Det kan også være behov for funksjoner for sikkerhetskopiering.
• Indeksering: Indeksering sørger for at det lages lister (indekser) over filene i et dokumenthåndteringssystem basert på metadata. Formålet er som regel raskere gjenfinning ved søk.
• Gjenfinning: Normalt gjenfinnes dokumenter ved at brukeren blar i lister eller bruker søkebegreper. Søket kan være enkelt ved å søke etter ett begrep, eller avansert søk med tilleggsparametre og filtre.
• Sikkerhet: Dokumentsikkerhet er viktig, og innstillinger for å beskytte mot innsyn, redigering og sletting kan være komplekse. For eksempel har offentlig virksomhet ofte krav om åpenhet i omstendighetene rundt et dokument (som dato, avsender, saksbehandler og tema), mens innsyn til selve innholdet er begrenset. Et annet sikkerhetsaspekt er systemets rutiner for sikkerhetskopiering, sletting og gjenoppretting.
• Publisering: Dokumenter kan gjøres tilgjengelig for en bestemt målgruppe eller allmennheten, ofte konvertert til et format som ikke kan redigeres og som ikke forutsetter at man har bestemte applikasjoner.

Leverandører

Leverandørene kan deles inn etter hva som er hovedinnretningen på dokumenthåndteringstjenesten:

• Lagring: De største tjenestene som primært er rettet mot enkeltpersoners behov for backup og enkel plattformuavhengig filtilgang er Dropbox, Google Drive, Amazon Cloud Drive, Microsoft OneDrive, Box og Apple iCloud.
• Samhandling: Særlig utbredt i større virksomheter. Størst markedsandel har Microsoft SharePoint, ProjectWise, HP Autonomy, OpenText, Oracle, IBM og EMC.
• Publisering: De systemene som flest nettsider i verden kjører på er de fire gratistjenestene Wordpress, Drupal, Joomla, eZ Publish og Typo3. Alle er basert på åpen kildekode, programmeringsplattformen PHP og mySQL-databaser. Et stort antall nettsider kjører også på enklere løsninger som bloggplattformen Blogger og forumplattformen vBulletin. Virksomheters nettsider bruker derimot ofte mer avanserte systemer som ikke er basert på gratis lisenser og åpen kildekode. Innen programvare som tjeneste dominerer Adobe og Microsoft Office 365 med SharePoint. Blant systemer som skal installeres på brukerens egen server er det et mylder av leverandører med ulike programmeringsspråk og databaseløsninger. Flest nettsteder basert på lisensbaserte systemer med serverinstallasjon kjører på henholdsvis ExpressionEngine, Magento og (PHP-plattform og MySQL-databaser), Liferay og Interwoven (begge Java og diverse databaser) og Ektron, Sitecore og Telerik (alle .NET og SQL).

Samhandlingsleverandørene har levert løsninger for interne organisasjoner helt tilbake siden 1980-tallet. Konsulentselskapet Gartner har anslått markedet til å være på å over 10 milliarder kroner i året. Publiseringssystemene begynte å komme på slutten av 1990-tallet, som en følge av internetts økte utbredelse. Særlig sentralt i publiseringssystemene var grensesnitt hvor brukere uten programmeringskunnskaper kunne redigere nettsider. Utover på 2000-tallet ble det vanligere å lagre filer i nettskyen, noe som førte til en fremvekst av lagringstjenester. Etter hvert har disse fått utvidet funksjonalitet for samhandling og dermed spist seg inn i markedet til de tradisjonelle ECM-leverandørene. For en mindre bedrift er det ikke en selvfølge å bygge et nettsted basert på en CMS-løsning som Wordpress, med dokumenthåndtering i Sharepoint. Fremveksten av Facebook og Dropbox har gjort at mange restauranter og reklamebyråer klarer seg med en Facebook-gruppe som nettside og en Dropbox-konto med tilgangsstyring, hvor ulike ansatte og samarbeidspartnere har tilgang til ulike mapper og filer.